Membuat Mail Merge

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Selamat malam, kali ini admin akan memberikan tutorial Microsoft Word dengan tema “Membuat Mail Merge”, untuk itu mari kita simak tutorial berikut ini. Cekidot!

Mail merge adalah salah satu fasilitas Microsoft Office untuk membuat master surat, yaitu satu format surat yang akan dikirim ke beberapa penerima. Fasilitas ini sangat membantu dalam pembuatan surat massal, karena cukup dengan membuat satu surat dengan penerima yang beragam.

Cara membuat mail merge ini cukup mudah, berikut ini langkah-langkahnya:

Siapkan list daftar penerima surat pada dokumen lain kemudian simpan (dalam format .doc atau .docx)

Buka halaman baru kemudian buatlah format surat yang Anda kehendaki (bagian penerima surat dikosongkan, karena akan diisi menggunakan teknik mail merge)

Setelah selesai, klik pada ribbon Mailings >> klik Start Mail Merge >> pilih Step-by-step Mail Merge Wizard

Step-by-Step Mail Merge Wizard

Berikutnya akan muncul form dialog Mail Merge Select document type (Step 1 of 6), pada form Select document type pilih Letter lalu klik Next: Starting document

Kemudian akan muncul dialog Mail Merge Select starting document (Step 2 of 6), pada form Select starting document >> pilih Use the current document lalu klik Next: Select recipient

Lalu pada dialog Mail Merge Select recipients (Step 3 of 6), pada form Select recipient >> pilih Use an existing list (karena menggunakan data dari document yang sudah dibuat sebelumnya)

Kemudian akan muncul dialog Select Data Source, pilihlah sumber data penerima surat yang telah Anda siapkan tadi, lalu pilih Open

Dialog Select Data Source

Lalu akan muncul daftar Mail Merge Recipients, disini Anda dapat menghapus daftar penerima dengan menghilangkan tanda centang  sesuai keinginan, jika sudah klik OK

Dialog Mail Merge Recipients

Lalu pada form dialog Mail Merge Write your letter (Step 4 of 6), pada form mail merge pilih More items… lalu akan muncul dialog Insert merge field. Pada dialog ini, Anda tinggal memilih item yang dikehendaki (misalnya format penerima surat adalah nama, sekolah, dan alamat maka Anda masukkan field nama kemudian pilih Insert.

Dialog Insert Merge Field

Ulangi langkah ini untuk field sekolah dan alamat, sehingga hasilnya seperti contoh berikut ini:

Tampilan surat setelah Merge Field selesai dimasukkan

Setelah field penerima surat selasai dimasukkan, pilih Next: Preview your letter pada dialog Mail Merge (Step 4 of 6).

Setelah itu akan muncul form dialog Mail Merge Preview your letter (step 5 of 6). Pada langkah ini, Anda dapat melihat preview hasil mail merge yang telah dibuat.

Tampilan Preview Mail Merge

Selanjutnya pilih Next: Complete the merge, lalu akan muncul form dialog Mail Merge Complete the merge (step 6 of 6). Pada form ini, pilih Print... untuk mencetak surat yang telah dibuat (Anda dapat mencetak sebanyak field recipient [penerima] atau memilih penerima tertentu).

Tampilan pilihan mencetak menggunakan Mail Merge

Demikian, ini merupakan salah satu teknik membuat mail merge yang menurut saya paling sederhana. Semoga bermanfaat!

Wassalamu'alaikum Wr.Wb.